Spring menu over og gå til indholdVend tilbage til forsidenGå til vores guide for tilgængelighed

Persondatapolitik

BGRAPHIC er et designbureau i København, der skaber og udvikler grafisk design til en lang række private og offentlige virksomheder. Vi har ofte lange samarbejder med vores kunder, fordi de værdsætter vores sans for godt design, kvalitet og høj service.

For at yde denne service og sikre tilstrækkeligt kundeunderlag og vækst, er BGRAPHIC nødt til at indsamle, opbevare og behandle persondata. Persondata er defineret som enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Persondata kan således være alt fra offentligt tilgængelige oplysninger som navn, adresse og telefonnummer, private informationer som personen frivilligt har overladt BGRAPHIC, til data som er opstået gennem registrering af adfærd og sammenkøring af data.

BGRAPHIC tager din datasikkerhed særdeles alvorligt: BGRAPHIC sikrer at dine persondata bliver behandlet fortroligt, at uvedkommende ikke får adgang til dem, at dine persondata ikke bliver anvendt til andre formål, end dem der er angivet i denne persondatapolitik, samt at behandlingen af persondata i øvrigt sker i overensstemmelse med lovgivningen.

Ansvar og kontaktinfo

BGRAPHIC ApS er dataansvarlig ifølge persondataloven og har det overordnede ansvar for at sikre, at BGRAPHICs medarbejdere og samarbejdspartnere behandler dine persondata i overensstemmelse med lovgivningen og denne persondatapolitik.

Spørgsmål om BGRAPHICs persondatapolitik, samt forespørgsler om adgang til, rettelse, sletning eller anonymisering af dine persondata samt indsigelse mod vores behandling af dine persondata skal sendes skiftligt til BGRAPHIC via info@bgraphic.dk. Herefter vil BGRAPHIC svare tilbage så hurtigt som muligt.

Databehandlere

BGRAPHIC benytter sig af interne og eksterne IT-systemer til indsamling, opbevaring og behandling af persondata. De interne systemer ligger beskyttet af firewall og passwords på BGRAPHICs egne servere med løbende backup, mens de eksterne systemer er cloud-baserede løsninger, der indeholder cloud-baseret backup, for at sikre mod at persondata går tabt.

BGRAPHIC har indgået databehandleraftaler med eksterne leverandører af IT-systemer, for at sikre at de og deres underleverandører ud i yderste led lever op til fælleseuropæiske standarder for behandling og beskyttelse af dine persondata.

BGRAPHIC som databehandler

BGRAPHIC optræder som databehandler, i den udstrækning vi er nødt til at opbevare og behandle vores kunders persondata, for at kunne servicere dem, samt videregive persondata til nødvendige underleverandører til vores services. I forbindelse med produktion af visitkort, er BGRAPHIC fx nødt til at opbevare og behandle navne og kontaktoplysninger på medarbejdere, ligesom vi er nødt til at videresende disse informationer til det trykkeri, vi har valgt til at udføre opgaven.

BGRAPHIC søger altid at minimere videregivelsen af persondata til det absolut nødvendige. BGRAPHIC indgår løbende databehandleraftaler med vores underleverandører, i takt med at det bliver relevant, for at sikre at de og deres underleverandører ud i yderste led lever op til BGRAPHICs persondatapolitik, udelukkende handler på instruks af BGRAPHIC, og i øvrigt lever op til danske og fælleseuropæiske standarder for behandling og beskyttelse af dine persondata.

Formål med dataindsamlingen

BGRAPHIC indsamler, opbevarer og behandler udelukkende persondata, der er nødvendige til faglige og forretningsmæssige formål, herunder at:

  • Servicere virksomhedens kunder nu og i fremtiden.
  • Tilpasse kommunikation og markedsføring til kunder og potentielle kunder.
  • Sikre tilstrækkelig kundetilgang til at opretholde og udvide virksomheden.
  • Føre relevante statistikker og udføre analyser med henblik på at optimere drift, services, kommunikation og markedsføring
  • Opretholde virksomhedens drift
  • Leve op til lovkrav, opfylde kontrakter eller andre retlige forpligtelser.

BGRAPHIC outsourcer dele af virksomhedens drift, fx bogholderi, på baggrund af skriftlige databehandleraftaler, og overfører i den forbindelse udelukkende de kundeoplysninger, der er absolut nødvendige for disse driftsopgaver.

Hjemmel og samtykke til dataindsamling og -behandling

Ifølge Persondataloven har BGRAPHIC i visse tilfælde hjemmel til at indsamle, opbevare og behandle persondata uden at indhente samtykke, mens det i andre tilfælde kræver frivilligt, specifikt og informeret samtykke fra de registrerede.

I de tilfælde hvor BGRAPHIC har indhentet samtykke, kan du til hver en tid trække det tilbage ved at kontakte BGRAPHIC. Du kan læse hvilke regler der gælder for dig og dine personoplysninger i det følgende:

Kunder og potentielle kunder

BGRAPHIC er nødt til at indsamle, opbevare og behandle kontaktinformationer og andre persondata på identificerbare personer hos de virksomheder og privatpersoner, vi udvikler designløsninger for. BGRAPHIC vil så vidt muligt slette eller anonymisere disse persondata fra vores CRM-system når vi opdager at medarbejderne er stoppet.

I forbindelse med kundeprojekter beholder BGRAPHIC emailkommunikation og overleveret materiale, der kan indeholde persondata, for at kunne dokumentere indgåede aftaler og servicere vores kunder bedst muligt. I henhold til Forældelsesloven beholder BGRAPHIC overleveret materiale, designløsninger og -forarbejder i op til to år efter kundeforholdets ophør, og emailkommunikation i op til fem år i henhold til Bogføringsloven.

Derudover kan BGRAPHIC efter nærmere aftale med kunder beholde overleveret materiale, designløsninger og -forarbejder i kortere eller længere tid efter kundeforholdets ophør, fx hvis kunden har givet skriftig tilladelse til at BGRAPHIC kan anvende designløsninger og -forarbejder som cases på website eller i anden markedsføring. Eller hvis kunden tilkøber backup af de overleverede materialer, designløsninger og -forarbejder af BGRAPHIC som en ekstra sikring og/eller bevismaterialer til brug i evt. fremtidige retsager om ophavsret eller ejerskab til varemærker.

BGRAPHIC indsamler derudover løbende offentligt tilgængelige kontaktoplysninger på relevante personer hos potentielle kunder og samarbejdspartnere, for at kunne indlede dialog om samarbejde. Det er altid muligt at frabede sig telefonopkald, samt trække et eventuelt samtykke til at få tilsendt informationer eller nyhedsbreve tilbage, ved at kontakte BGRAPHIC.

Medarbejdere og tidligere medarbejdere i BGRAPHIC

BGRAPHIC er juridisk forpligtet til at indsamle, opbevare og behandle visse persondata fra nuværende og tidligere medarbejdere. De nuværende medarbejdere er blevet personligt orienteret om- og har samtykket til BGRAPHICs brug af deres persondata. Tidligere medarbejdere er velkomne til at kontakte BGRAPHIC jf. nedenstående afsnit om de registreredes rettigheder.

Cookies på BGRAPHICs website

BGRAPHIC anvender standard tredjepartscookies på bgraphic.dk til at analysere besøgstrafik, optimere websitet og til at målrette relevant information og markedsføring til de besøgende. En cookie er en mindre tekstfil der lagres på din harddisk, der typisk indeholder information om IP-adressen på det udstyr du besøger websitet med (fx PC, mobiltelefon osv.).

Ved at benytte bgraphic.dk accepterer du automatisk BGRAPHICs brug af nedenstående cookies, samt den registrering af personhenførbare data dette måtte medføre.

BGRAPHIC har ikke har adgang til IP-adresser, andre personhenførbare data, der registreres via disse cookies, eller persondata som du frivilligt har udleveret til leverandørerne af disse cookies. Men hvis du i forbindelse med besøg på bgraphic.dk indtaster personoplysninger i formularer, accepterer du automatisk at BGRAPHIC opbevarer og behandler disse personoplysninger.

Google Analytics anvendes til at registrere og analysere besøgstrafik på bgraphic.dk. IP-adresser fra Google Analytics bliver gemt på Googles serverer i 26 måneder efter dit seneste besøg.

Du kan forhindre Google Analytics i at registrere din adfærd via Google Analytics Opt-out Browser Add-on. Bemærk dog at dette kan forringe din brugeroplevelse af bgraphic.dk og andre websites, der anvender Google Analytics.

Google AdWords anvendes til at registrere og måle effekten af eventuelle besøg på bgraphic.dk, der stammer fra reklamer sponseret af BGRAPHIC. Google AdWord cookies mister deres gyldighed efter 30 dage.

Du kan slå målrettede reklamer fra Googles annoncenetværk fra via websitet youronlinechoices.com. Bemærk at du ikke får færre reklamer eller bannerannoncer ved at bruge denne service, du vil blot få vist tilfældige reklamer i stedet.

Facebook Pixel anvendes til at målrette reklamer mod relevante Facebookbrugere, samt måle effekten af deres eventuelle besøg på bgraphic.dk. Besøg på bgraphic.dk registreres kun af Facebook Pixel, hvis du samtidig er logget ind på Facebook med det udstyr, du besøger websitet med.

Du kan slå Facebooks registrering af din webaktivitet og målrettede reklamer i dine annoncepræferencer i Facebook.

BGRAPHIC nyhedsbrev

BGRAPHIC udsender cirka 5-6 nyhedsbreve om året for at inspirere vores kunder og samarbejdspartnere til at bruge design på nye og spændende måder. Det er muligt at tilmelde sig BGRAPHICs nyhedsbrev ved at indtaste sin emailadresse i kontaktformularer på bgraphic.dk.

BGRAPHIC anvender udelukkende de indsamlede emailadresser til udsendelse af nyhedsbreve via et cloud-baseret mailudsendelsessystem, som det den kommunikationsansvarlige og få udvalgte nøglemedarbejdere har adgang til.

Det er muligt at afmelde sig BGRAPHICs email nyhedsbreve ved at klikke på afmeldingslink, der findes nederst i hver email, samt at få slettet alle personoplysninger i systemet ved henvendelse til BGRAPHIC.

Kontaktformularer

Der er indsat kontaktformularer forskellige steder på bgraphic.dk, hvor det er muligt at indtaste navn, telefonnummer og spørgsmål, hvis man ønsker mere information om specifikke services. De indsamlede oplysninger vi udelukkende blive anvendt til at kontakte dig vedrørende den konkrete forespørgsel og vil blive slettet efter et halvt år, hvis ikke det lykkes at få fat i dig.

Jobansøgninger

BGRAPHIC søger pt ikke flere faste medarbejdere. Men alle uopfordrede ansøgninger bliver læst, besvaret og slettet senest et halvt år efter modtagelsen.

Opbevaringsbegrænsning

BGRAPHIC bestræber sig på så vidt muligt at leve op til Persondatalovens krav om at slette eller anonymisere persondata, når det oprindelige formål med indsamlingen er ophørt.

BGRAPHIC opbevarer persondata og historik fra kunder, samarbejdspartnere og andre, med hvem der på et senere tidspunkt kan opstå tvister, indtil den generelle forældelsesfrist på tre år er udløbet, samt fem år for personoplysninger der er nødvendige for at leve op til Bogføringsloven.

I særlige tilfælde vil BGRAPHIC efter en individuel vurdering beholde persondata i længere tid, fx i forbindelse med uafsluttede sager om manglende betaling, eller hvis de indgår i materiale, designløsninger- og forarbejder, og der foreligger en specifik aftale med kunden om, at BGRAPHIC kan eller skal fortsætte med at opbevare og behandle dette materiale.

Dine rettigheder som registreret

Du har ret til at få adgang til dine persondata, få unøjagtige persondata rettet eller slettet, samt gøre indsigelse mod BGRAPHICs behandling af persondata ved at henvende dig skriftligt til BGRAPHIC med passende dokumentation af identitet:

  • Du har til en enhver tid ret til at kontakte BGRAPHIC for at få oplyst, hvilke data virksomheden behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad BGRAPHIC anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe BGRAPHIC opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang BGRAPHIC benytter sig af databehandlere i Danmark og i udlandet.
    Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
  • Hvis du mener, at de persondata, BGRAPHIC behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til BGRAPHIC med en beskrivelse af hvori unøjagtigheden består, og hvordan de kan rettes.
  • I nogle tilfælde vil BGRAPHIC være forpligtet til at slette eller anonymisere dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som BGRAPHIC indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet eller anonymiseret. Du kan også kontakte BGRAPHIC, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet, slettet eller anonymiseret dine persondata, undersøger BGRAPHIC om anmodningen kolliderer med retlige forpligtelser eller andre legitime interesser, i hvilken udstrækning det er muligt at opfylde anmodningen, og gennemfører evt. ændringer, sletning eller anonymisering så hurtigt som muligt.